公司會議室管理的核心在于減少使用沖突、提升利用效率。可采用簡易預約系統，員工提前在系統中選定時間，填寫參會人數及需求（如是否需要投影儀、茶水等），提交后信息將自動同步至共享日歷。員工可隨時查看會議室占用情況，避免多組人員同時使用的沖突。

引入會議室管理系統能使使用更有序。員工登錄系統即可查看所有會議室的空閑時段，選定時間后填寫參會人數及設備需求（如視頻會議設備等），提交即完成預約。系統會自動同步至公司日歷，便于查詢，有效減少沖突。

會議室門口可設置電子屏，實時顯示當日預約安排，臨近結束時間時提醒當前會議及時結束，以免影響后續使用。系統還可關聯設備檢查功能，如會議前自動檢測投影儀、麥克風等設備狀態，發現問題立即通知維修人員處理。

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